Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Pyylammin sukuseura ry on sitoutunut kunnioittamaan ihmisten yksityisyyttä sekä noudattamaan asiaa koskevia lakeja, asetuksia sekä muita viranomaisten ohjeita. Tässä tietosuojaselosteessa kerrottuja käytäntöjä sovelletaan yhdistyksen toiminnassa.

Tietosuojaseloste koostuu seuraavista asioista:

  • Määrittelyt
  • Miten yhdistys kerää henkilötietojasi
  • Mitä tietoja yhdistys kerää ja käsittelee sinusta
  • Mitä tarkoitusta varten käsittelemme henkilötietojasi
  • Kuka käsittelee henkilötietojasi
  • Miten tietosi on suojattu
  • Mihin ja kenelle henkilötietojasi voidaan luovuttaa
  • Miten pitkään säilytämme henkilötietojasi
  • Miten toimit, jos haluat käyttää sinulle kuuluvia oikeuksiasi

1) Määrittelyt

Rekisterinpitäjä: Pyylammin sukuseura ry

Henkilötieto: Kaikki sellainen tieto, joka voidaan yhdistää sinuun henkilönä.

Jäsenrekisteri: sukuseuran jäsenluettelo.

Osallistujarekisteri: Sukuseuran järjestämän tilaisuuden tai tapahtuman osallistujaluettelo.

Käsittelijä: Vastuidensa perusteella henkilötietoja käsittelevä henkilö.

2) Miten yhdistys kerää henkilötietojasi

Pyylammin sukuseura kerää vain sinulta itseltäsi, omalla suostumuksellasi saatuja tietoja. Henkilötietoja voit toimittaa kaikilla kirjallisilla välineillä sekä henkilökohtaisesti kasvokkain tai puhelimitse.

3) Mitä tietoja yhdistys kerää ja käsittelee sinusta

Jäsenrekisteriimme keräämme sinusta seuraavat tiedot: Etu- ja sukunimi, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä jäsenmaksutiedot.

Sukuseuran järjestämiin tilaisuuksiin ja tapahtumiin keräämme järjestämisen kannalta olennaiset tiedot.

4) Mitä tarkoitusta varten käsittelemme henkilötietojasi

Antamiasi henkilötietoja käytetään jäsenrekisterin ylläpitoon, tapahtumien ja seuran muun toiminnan tiedottamiseen sekä jäsenmaksujen laskuttamiseen ja perintään.

5) Kuka käsittelee henkilötietojasi

Henkilötietojasi näkevät ja käsittelevät vain erikseen määrätyt yhdistyksen henkilöt, joiden tehtäviin tietojen käsittely kuuluu. Henkilöitä ovat yhdistyksen puheenjohtaja, sihteeri sekä rahastonhoitaja. Sukuseuran nimissä järjestettävien tapahtumien osalta tapahtuman järjestävä henkilö voi kerätä erillistä tietoa osallistumislistoista ja laskutusta varten.

Yhdistyksen sähköpostiin oikeudet ovat ainoastaan puheenjohtajalla.

Sukuseuran hallituksen muut  jäsenet eivät pääse näkemään yksittäisen nykyisen tai entisen jäsenen henkilötietoja.

Henkilötietojasi käytetään seuraavissa tapauksissa:

  • Jäsenkirjeiden ja muiden tiedotteiden lähetys (jäsenrekisteriin merkittyjen nimi- ja osoitetietojen mukaisesti joko kirjeitse tai sähköpostilla)
  • Tilaisuudet (henkilötietojasi käsitellään, kun ilmoittaudut sukuseuran järjestämään tilaisuuteen)

6) Miten tietosi on suojattu

Jäsenrekisteriä säilytetään puheenjohtajan käytössä olevalla tietokoneella, käyttäjätunnuksella ja salasanalla suojattuna. Tilaisuuksien osallistujaluettelot ovat käytössä ainoastaan järjestävällä henkilöllä.

7) Mihin ja kenelle henkilötietojasi voidaan luovuttaa

Henkilötietojasi luovutetaan eteenpäin ainoastaan Suomen laeissa edellytettyihin tarkoituksiin.

8) Miten pitkään säilytämme henkilötietojasi

Noudatamme henkilötietojesi säilyttämisessä Suomen lakien ja viranomaisten ohjeistusten mukaisia vaatimuksia.

Jäsenten henkilötietoja säilytetään rekisterissä jäsenyyden voimassaoloajan, ja enintään 24 kk sen päättymisen jälkeen. Hylättyjen jäsenanomusten tietoja säilytetään jäsenrekisterissä enintään 24 kk. Tilaisuuksien osallistujaluetteloita säilytetään niin pitkään, kuin se on tilaisuuden järjestämisen vuoksi tarpeellista. Sähköpostiviestejä säilytetään niin pitkään, kuin kyseinen asia sitä vaatii. Yhdistyksen pöytäkirjoja säilytetään toistaiseksi. Yhdistyksen kirjanpitoaineistoa säilytetään kirjanpidosta säädettyjen lakien mukaisesti.

8) Miten toimit, jos haluat käyttää sinulle kuuluvia oikeuksiasi

Mikäli haluat lisää tietoa omien henkilötietojesi käsittelystä, tai haluat käyttää sinulle kuuluvia oikeuksia, ota yhteyttä sukuseuran toimihenkilöihin. Ajantasaisen listan henkilöistä löydät verkko-osoitteesta http://www.pyylampi.org.

  • Sinulla on oikeus tietoon siitä, käsitelläänkö sinun henkilötietojasi sukuseurassa. Jos näin on, sinulla on oikeus saada tiedot tarkastettavaksesi.
  • Sinulla on oikeus saada virheelliset henkilötiedot oikaistuksi sekä täydentää puuttuvia tietoja
  • Mikäli henkilötietojesi käsittely pohjautuu antamaasi suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.
  • Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Jos käsittely perustuu lain vaatimuksiin tai muuten pakottaviin perusteihin, sukuseuralla on oikeus vastustaa pyyntöä.
  • Sinulla on oikeus saada henkilötietosi poistetuksi. Tämä edellyttää, ettet ole sukuseuran jäsenenä, eikä sinun ja sukuseuran välillä ole keskeneräisiä asioita. Mikäli tietojasi esiintyy sukuseuran pöytäkirjoissa tai muissa virallisissa dokumenteissa, ei näitä henkilötietoja poisteta.
  • Sinulla on oikeus saada sukuseuran rekistereihin tallennetut henkilötiedot sähköisesti itsellesi. Saat pyynnöstä nämä tiedot jäsennellyssä, helposti käytettävissä olevassa, koneellisesti luettavassa muodossa.

Mikäli et ole tyytyväinen sukuseuran henkilötietojen käsittelyyn, etkä saa asiaan sinua tyydyttävää ratkaisua, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle. Tietosuojavaltuutettu valvoo henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta Suomessa.

Alavudella 5.2.2019

Pyylammin sukuseura ry hallitus